7 Facts für ein gutes Outputmanagement
Trotz aller Bemühungen für Nachhaltigkeit und Abfallvermeidung wird papierloses Arbeiten in einem Großteil der Unternehmen wohl noch lange Zeit Utopie bleiben. Das papierlose Arbeiten wird zwar forciert, doch trotz fortschreitender Digitalisierung der Büro- und Geschäftsprozesse bleibt die Anzahl der Ausdrucke auf einem eher gleichbleibend hohen Niveau. Um Druckkosten zu senken und dokumentenintensive Prozesse und Workflows nachhaltig zu optimieren und digitalisieren, bedarf es eines guten Outputmanagements. Wie erreicht man das? Und was gehört alles dazu?
Lesen Sie in unserem Beitrag, welche Punkte Sie für ein gutes Outputmanagement und hohe Prozesseffizienz beim Drucken beachten sollten.
Inhalt:
1. Transparenz
Eine historisch gewachsene divergente Druckerlandschaft besteht in der Regel aus verschiedenen Geräten unterschiedlicher Hersteller, die im Laufe vergangener Jahre angeschafft wurden. Besonders für die firmeninterne IT-Abteilung bedeutet das fehlende Transparenz und aufwändige Support-Prozesse.
Die Kriterien, anhand derer Sie erkennen, ob Ihre Druckerlandschaft einer Optimierung bedarf, erfahren Sie hier.
Mit fortschreitender Digitalisierung rücken immer mehr andere drängende Kompetenzfragen in den Fokus der IT-Verantwortlichen: Drucker und Multifunktionsprinter werden immer öfter Einfallstor für Cyberattacken.
2. Sicherheit
Die Cyberattacken nehmen weltweit zu; insbesondere Drucker und Multifunktionsprinter sind ein immer beliebteres Ziel von Cyberkriminellen. Viele ältere Geräte können den unerlaubten Zugriff, die Manipulation des Systems oder das Auslesen empfindlicher Daten nicht beeinflussen – im Gegensatz zu neueren Geräten vieler Hersteller, die über folgende Sicherheitsfunktionen verfügen: unternehmensweite Sicherheitsrichtlinien einhalten, Abweichungen und Angriffe registrieren, abwehren und sogar beheben. Die Auswahl passender Geräte bzw. das Abwägen, ob vorhandene Drucker durch modernere mit höheren Sicherheitsstandards ersetzt werden sollten, oder ob sogar Geräte eingespart werden können, gehört zu einem gut durchdachten Outputmanagement dazu.
3. Datenschutz
Ein weiterer Sicherheitsaspekt: Die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien während der Übertragung von Dokumenten und während der Speicherung im Drucker muss sichergestellt sein. Verschlüsselung und Authentifizierung am Gerät gewährleisten, dass Ausdrucke nur von berechtigten Personen abgerufen werden können. Dies erhöht die Sicherheit und reduziert gleichzeitig den Papierverbrauch. Nach einer definierten Zeit werden nicht abgerufene Ausdrucke wieder gelöscht.
4. Kosten, Nutzen & Co.
Um Einsparungen zu erzielen, sollten neben der Senkung Ihrer Druckkosten auch sämtliche damit einhergehenden Prozesse optimiert werden. Anzahl und Standorte Ihrer Drucker spielen hier ebenso mit ein wie vermeidbare Ausfallzeiten durch leere oder aufgebrauchte Verbrauchsmaterialien wie Tinte und Toner.
Ein solides Finanzierungskonzept ist Grundlage für Kosten- und Nutzeneffekte, die beim MPS zum Tragen kommen. Leasingmodelle können ebenfalls eine denkbare Variante sein. Die wichtigste Voraussetzung zur Erstellung eines solchen Service- und Finanzierungskonzepts ist im Vorfeld die exakte Analyse Ihrer Ausgangssituation. Darauf basierend kann erst eine erfolgreiche Lösungskonzeption erfolgen.
5. Hybride Arbeitsmodelle
Mobiles digitales Arbeiten – ob von zu Hause oder unterwegs – bringt vielerlei Herausforderungen mit sich, die sich im Office einfach nicht stellen. Auch (oder besonders) in diesem Bereich sollte ein gutes Outputmanagement bedacht werden. Eine denkbare Variante ist der Desktopdrucker am Homeofficeplatz. Hierfür müssen Drucker nicht zwangsläufig gekauft werden, denn es bieten sich auch Lösungen mit Leasingmodellen an. Stellt dies aus unterschiedlichen Gründen jedoch keine Option für Ihr Unternehmen dar, gibt es auch weitere Lösungen für effiziente Prozesse. Fakt ist: Eine wesentliche Anforderung im Zuge der zunehmend mobilen Arbeitsplätze ist der Zugriff auf Drucker und Multifunktionsprinter von überall: Dokumente können per Mail an die Outputgeräte gesendet werden, um sie zu einem späteren Zeitpunkt mittels PIN-Identifizierung am Gerät auszudrucken.
6. Energieeffizienz und Nachhaltigkeit
Die verschiedenen Hersteller sind allesamt bemüht, die CO2 Bilanz ihrer Produkte zu senken. Dies beginnt mit der Verbauung recycelter Kunststoffe bei der Herstellung der Geräte, über das Recycling verbrauchter Tonerkartuschen und Verbrauchsmaterialien, und endet nicht mit einem geringeren Stromverbrauch der Geräte, auch im Standby-Modus. Nachhaltigkeit beinhaltet ebenfalls, den Papierverbrauch auf ein nötiges Maß zu bringen. Dies kann beispielsweise durch Drucker erreicht werden, die gespeicherte Dokumente wieder löschen, wenn die Ausdrucke nach einer definierten Zeit nicht abgerufen wurden. Die Praxis zeigt, dass solche Dokumente oft kein weiteres Mal in Druckauftrag gegeben werden.
7. Hochverfügbarkeit, Prozesseffizienz
Um die Hochverfügbarkeit Ihrer Druckerflotte zu gewährleisten, werden mit dem Managed Print Service (MPS) Ihre Outputgeräte permanent überwacht, rechtzeitig mit Verbrauchsmaterialien wie z. B. Toner und Tinte versorgt, Wartungen vorgenommen und bei Gerätestörungen oder Fehlermeldungen schnell gegengesteuert. Viele Funktionen des Output-Umfeldes lassen sich ohne intelligente Vernetzungen nicht automatisieren und zentral steuern. Auch dieser Punkt muss bei der Analyse und Optimierung berücksichtigt werden. Vor Vertragsabschluss mit einem MPS-Provider wie der tec.direct steht immer eine detaillierte Bedarfsanalyse, damit Ihre Druckerflotte perfekt auf die Anforderungen Ihres Unternehmens abgestimmt wird. Diese Bedarfsanalyse sollte auch über die gesamte Vertragslaufzeit hinweg immer wieder überprüft und gegebenenfalls angepasst werden.
Fazit
Der Bedarf von IT-Abteilungen für Komplettlösungen steigt: Beschaffung und Installation sowie Konfiguration von Hardware, Software, Service und Wartung, Reparatur, Versorgung mit Verbrauchsmaterialien werden zunehmend an externe Dienstleister ausgelagert. Dabei ist es durchaus sinnvoll, all diese Dienstleistungen aus einer Hand zu erhalten.
Gutes Outputmanagement implementiert Transparenz und Prozessoptimierung ebenso wie Kostensenkung und Nachhaltigkeit. Ein gut durchdachtes MPS-Konzept passt die Druck-Infrastruktur an die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens an. Für Ihre IT-Abteilung bedeutet das in erster Linie eine große Entlastung – durch eine standardisierte Druckerlandschaft, die in ein individuelles Servicekonzept eingebettet ist.
Die Experten der tec.direct IT Systems GmbH stehen Ihnen bei der Optimierung Ihres Outputmanagements sowie Ihrer Büro- und Geschäftsprozesse sehr gern zur Seite. Lassen Sie uns unverbindlich über Ihre Druckerlandschaft sprechen. Wir freuen uns auf Ihren Anruf oder Ihre Mail.
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